McKinsey tarafından yapılan bir araştırmaya göre gün içinde vaktimizin %28’ini (2,6 saat) e-postalarımızı okumak ve yanıtlamakla geçiriyoruz. Uzmanlık ve yönetim kademesine göre değişmekle beraber günde aldığımız ortalama e-posta sayısı 120!
1. Paradigma Değişimi
E-posta yoğunluğunu azaltmaya paradigmamızı değiştirerek başlamayı öneriyorum. Gün içerisinde yalnızca e-postalar almıyor aynı zamanda onlarca yeni e-posta da yazıyor ya da yanıtlıyoruz. Hepimiz şikayet edersek bunları kim azaltacak? 😊
1.1 Her Konuyu E-Posta Yazarak Çözemeyiz
İlk olarak, e-posta yoluyla gerçekten kritik olan konuşmalar yapmayın. İster bir talepte bulunmak, ister rağbet görmeyen bir görüşü sunmak isterse de güç sahibi bir kimseyle karşıt fikri belirtmek olsun, ne tür bir yüksek riskli durum olursa olsun, yüz yüze konuşmak için elinizden geleni yapın.
E-postalar kritik konuşma yapmak için zorlu bir araçtır. Örneğin, yüz yüze bir tartışmada bir kişinin talebinizi yerine getirme konusundaki suskunluğunu anında anlayabilir ve geri çekilip farklı bir taktik deneyebilirsiniz. İstediğiniz şeyin tümünü bir e-posta ile yazıp yanıt beklediğinizde böyle bir ihtimaliniz olmaz. O nedenle bu tür konularda ilk tercihim yüz yüze görüşme olacaktır.
1.2 Video Konferans
Yüz yüze konuşamıyorsanız, makul bir alternatif bulun. Video konferans yazılımı aracılığıyla konuşmayı deneyin. Bu teknolojiler son zamanlarda benim hayatımı kurtarıyor. Bu araçlarda bazen internet bağlantınıza bağlı olarak kısa gecikmeler olabilir, ancak bu konuşma biçimi ifadenizi karşınızdakine yansıtmanıza izin verir. Ayrıca karşınızdaki kişinin kaş çatmak gibi diğer tereddüt belirtilerini, hatta öfkelenme belirtilerini görebilir ve tepkiyi azaltmak için hızlı bir şekilde adımlar atabilirsiniz.
1.3 Alo!
Video imkanınız yoksa, 10 Mart 1876’da bulunan kullanışlı bir icat çok yardımcı olabilir. Telefon! Telefon fark edebileceğiniz görsel ipuçlarını yok etmesine rağmen, sağlıklı bir konuşmanın iki önemli unsuruna izin verir. Birincisi, tek bir yazıda ortaya saçılan yığınla veriden sakınarak, konuşabilir, duraklayabilir ve diğer kişinin konuşmasına izin verebilirsiniz.
İkincisi, diğer kişinin tereddütlü veya duygusal hissettiği duraksamaları, ses tonu değişikliklerini ve diğer sesli göstergeleri fark edebilirsiniz. Görsel ipuçlarını kaçıracağınız için, stres belirtilerini dinlemek adına özel bir dikkat göstermeniz gerekir, ancak genellikle konuşma kontrolden çıkmadan önce bazı işaretler alabilirsiniz.
2. Etkili E-Posta Yazma
2.1 Uygun Konu Satırı Seçin
E-postanın konusu içerikle uygun olmalıdır. İçeriği okumaya başlamadan önce konuyu okuruz ve fikir ortaya çıkar. Fikir bütünlüğünü sağlamak için konu satırına dikkat etmeliyiz. Cevapladığımız veya ilettiğimiz e-postaların da konu satırlarını gerekli durumlarda içeriğe uygun olarak düzenlemeliyiz. Ayrıca geriye dönük içerik aramalarımızda konu satırı çok faydalı olacaktır.
2.2 Madde İşaretleri Kullanın ve Harekete Geçirici Mesajları Vurgulayın
Madde işaretleri, alıcının e-postayı hızlı ve etkili bir şekilde okumasını çok daha kolay hale getirir. Ayrıca okuyucunun e-postanın ana noktalarını belirlemesine yardımcı olur. Alıcının e-postayı aldıktan sonra bir şey yapması bekleniyorsa, harekete geçirici mesajı vurgulayın.
2.3 Kısa Tutun
Kimsenin 10 paragraflık bir e-postayı okumaya vakti yok, bu yüzden göndermeyin. 10 paragrafınız veya hatta dört paragrafınız varsa, muhtemelen alakasız içerik eklemişsinizdir.
E-posta protokolü yayınlıyorsanız da öncelikle özet durumu (Management Summary) paylaşıp daha sonra detayları maddeler halinde paylaşmanız faydalı olacaktır.
2.4 İçeriği Karıştırmayın
E-posta başına bir içerik alanına bağlı kalın. Bir toplantıdan sonra bir meslektaşınıza takip e-postası gönderiyorsanız, farklı bir müşteri hakkında bir şeyler eklemek veya şirket pikniği hakkında bilgi eklemek gereksizdir. İçeriği karıştırdığınızda, alıcı için işi çok daha zor hale getirir. e-postayı bir aramada bulmak için aradıkları içerik konu satırıyla eşleşmeyecektir.
2.5 Dokunun
Her zaman sıcak bir giriş yapın. Sık sık e-postamı hazırlıyorum, sonra geri dönüp “Umarım harika bir tatil geçirmişsindir” veya “Harika bir hafta sonu geçirir – Sonbahar havasının tadını çıkar” ifadelerini eklerim.
2.6 Üslubunuza Dikkat Edin
Yazının başında da bahsettiğim gibi, yazının tonunu belirlemek zordur. Çoğu zaman, amaçlanmadığında bile okuyucu bir ton atayacaktır; bu nedenle, yazım kurallarına dikkat etmek gerekir. Çok resmi e-posta yazılmıyorsa emoji kullanılabilir. 😊
2.7 Çok Fazla Ünlem İşaretinden ve Emojilerden Kaçının
E-postalarımda genellikle heyecanlı görünmek için çok fazla ünlem işareti kullandığımı fark ettim, ancak ünlem işaretlerini kızgın, hüsrana uğramış vb. olarak da okuyabilirim. Ve bir iş e-postasında ASLA yakın bir arkadaş dışında kimseye emoji kullanmayın.
2.8 Başkalarını Rahatsız Edebilecek Alıntılardan Kaçının
E-postaların altında giderek daha fazla alıntı görüyorsunuz. Bazıları iyi huylu ilham verici sözlerdir, “Her gün olabileceğinin en iyisi ol” gibi, bunlar gayet iyi; bununla birlikte, dini anlamı olan alıntılardan, başkalarını dışlama olarak görülebilecek alıntılardan kaçının, bir iş arkadaşını, bir müşteriyi veya bir satıcıyı rahatsız edebilir ve bu da üretkenlik ve iş kaybına neden olabilir.
2.9 Göndermeden Önce Okuyun
Yazım hataları, yanlış yazılmış kelimeler vb. içeren bir e-posta göndermek sizi kötü gösterir. Yazdıklarınızı düzeltmek için bir dakikanızı ayırın.
2.10 Sinirliyken Asla E-posta Göndermeyin
E-postayı yazmanız gerekiyorsa, bunu yanlışlıkla gönder düğmesine basmanın imkansız olduğu bir kelime belgesinde yapın. Söz uçar, yazı kalır!
2.11 Yasal Konulara Edin
E-postanız, iş arkadaşınızın e-postası, hatta satıcının e-postası bile yasa dışı bir faaliyetin olması veya bir dava açılması durumunda bir emre tabidir. Ayrıca, iş e-posta adresinize ve adresinizden gönderilen e-postalar, işvereninizin malıdır. Bu nedenle, sizi veya şirketi yasal açıdan (veya profesyonel bir bakış açısından) tehlikeye atabilecek bir e-postaya ASLA hiçbir şey koymayın. Örnek; karalayıcı yorumlar, taciz, yanlış yaptığını kabul etme, birini bir suçla veya yanlış yapmakla suçla, bir karşılık vaat etme ve teslim edilemeyecek bir şey vaat etme vb.
3. E-Postaları Yönetmek
3.1 Bildirimlerinizi Kapatın
Bir sunum üzerine odaklanmış son güncellemeleri yaparken “Xyz” konulu bir e-posta gördüğümde dikkatim dağılıyor. İçeriği beni ilgilendirmese de merak uyandırdığı için odaklandığım çalışmam arada kesiliyor. Bunun yerine kendime e-postaları okumak ve yanıtlamak için ara ara gelen kutunuzu kontrol edin. Bunun sayesinde üretken olduğunuz zamanlarda dikkat dağınıklıklarını azaltabilir ve yaptığınız işe yeterince zaman ayırabilirsiniz. Gelen kutunuza bakmak için ne kadar zaman ayıracağınızı bilmiyorsanız, ilk olarak bir hafta boyunca günde sadece 3 kez bakmayı deneyin. Sonuç verirse bu şekilde devam edin. Kendi temponuz içinde en ideal kontrol sıklığını zamanla bulabilirsiniz.
3.2 Gelen Kutusu = İlgili Konular
Gelen kutusunda benim için önemli olmayan e-postalar kalmaz, en geç gün sonunda hızlıca ya çöp kutusuna ya da ilgili alt klasöre gönderirim. Kalabalık bir gelen kutusu, ister istemez daha önce okuduğunuz e-postaları tekrar okumanıza yol açıyor.
3.3 Hızlı Arama İpuçlarını Kullanın
Birçoğumuz, çok sayıda alt klasör oluşturuyoruz ve e-postaları ilgili klasörlere atıyoruz. Çok sayıda alt klasörünüz varsa ilgili e-postayı bulmak ciddi zaman alıyor. E-posta uygulamanızın arama kutusu, anahtar kelimeler kullanarak aradığınızı çok da kısa sürede bulmanızı sağlıyor. Outlook’ta zaman kazandıracak arama özelliklerini linkte bulabilirsiniz.
3.4 Sınırlı Sayıda Alt Klasör
Gelen kutusundaki bir iletiyi alt klasörlerinizden bir tanesine göndereceksiniz ancak hangisi olduğu konusunda emin değil misiniz? Klasör sayısınızı optimum seviyeye çekin. Matt Plummer, 2 alt klasörün yeterli olacağını belirtiyor. Biri arşiv, diğeri de daha sonra okumak isteyeceklerimiz için… Kısayol kullanmak da tavsiye edilen yöntemler arasında yer alıyor. Outlook kısayolları ile ilgili bilgiyi ise linkte bulabilirsiniz.
3.5 Abone Olduğunuz E-posta Üyeliklerinin Sayısını Azaltın
Aldığımız e-postaların %62’si önemsiz olarak sınıflandırılıyor. Bunların büyük kısmı ise verdiğimiz izinler doğrultusunda bize gönderilen haber bülteni vb… Bu iletilerin sadece %20’sini okuyoruz. Bir tanesini silmenin bile ortalama 3,2 saniyemizi aldığı düşünülünce gereksiz aboneliklerden ayrılmak iyi bir seçenek gibi görünüyor.
Siz de kullandığınız teknikleri paylaşabilirseniz içeriğe ekleyebilirim. ☺️
Verimli çalışmalar! 🙏🏻
